Actie 2017   Een eeuw lang actief voor Hoorns erfgoed

Activiteit divers (archief)

aanvullend agendapunt voorjaarsledenvergadering 19 april 2005

09-04-2005
Geachte leden,

Enkele dagen geleden is bij het bestuur een voorstel binnengekomen tot wijziging van de statuten, ondersteund door de nodige handtekeningen.

Na beraad heeft het bestuur het volgende besloten:

Wij stellen voor na agendapunt 2, Mededelingen van het bestuur, een agendapunt in te voegen:

Procedurevoorstel statutenwijziging
Wij leggen de aanwezige leden bij dit agendapunt de vraag voor of men wil overgaan tot behandeling van het voorstel tot statutenwijziging.

Indien de ledenvergadering - bij enkelvoudige meerderheid - het voorstel niet wenst te behandelen, omdat men daartoe geen aanleiding ziet, kan de voorjaarsledenvergadering haar geplande vervolg krijgen.

Indien de ledenvergadering het voorstel wel wenst te behandelen dan zal de reguliere ledenvergadering worden geschorst en zal de voorzitter een bijzondere ledenvergadering openen, overeenkomstig artikel 18, lid 1 van de statuten.

Voor de inhoudelijke behandeling van het voorstel tot statutenwijziging treft u hieronder achtereenvolgens:

De tekst van de geldende statuten

Het wijzigingsvoorstel van de indieners

De reactie en het advies van het bestuur

Artikel 8, lid 1, Huidige statuten:

Het bestuur bestaat uit ten minste vijf leden, die door de algemene vergadering uit de leden worden benoemd.

Wijzigingsvoorstel

Het bestuur bestaat uit ten minste vijf en ten hoogste zeven leden, die door de algemene vergadering uit de leden worden benoemd.

Motivatie: De indieners achten het bestuur op dit moment veel te groot om slagvaardig te kunnen opereren.

Reactie en advies bestuur:

Het huidige bestuur bestaat uit negen leden en na de ledenvergadering uit zeven; In de afgelopen jaren varieerde het ledental van het bestuur meestal tussen de zeven en tien leden. Het bestuur hecht eraan geen maximum aantal op te nemen, omdat er ruimte moet zijn om voldoende deskundigheid en werkkracht in het bestuur te hebben en te houden. De vereniging is een vrijwilligersorganisatie en kan niet beschikken over een professionele uitvoeringsorganisatie. Het bestuur is geen bestuur op afstand. Dat betekent dat - naast de gelukkig veel actieve vrijwilligers - het bestuur belast is met de nodige uitvoeringstaken, die tot nu toe en hopelijk ook in de toekomst over een redelijke groep mensen verdeeld kan worden. Een vereniging als Oud Hoorn is juist gebaat bij een bestuur van enige omvang om slagvaardig en daadkrachtig te kunnen handelen. Advies: wijzigingsvoorstel niet overnemen.

Artikel 8, lid 2, Huidige statuten:

De aftredende is onmiddellijk herkiesbaar. Indien een bestuurslid tussentijds aftreedt, heeft het bestuur het recht in de daardoor ontstane vacature tijdelijk te voorzien tot aan de eerstvolgende ledenvergadering.

Wijzigingsvoorstel:

De aftredende is na de eerste zittingstermijn eenmaal onmiddellijk herkiesbaar. Indien een bestuurslid tussentijds aftreedt, heeft het bestuur het recht in de daardoor ontstane vacature tijdelijk te voorzien tot aan de eerstvolgende ledenvergadering.

Motivatie:

Beperking van de zittingsduur zal leiden tot de inbreng van noodzakelijk "nieuw bloed" in het bestuur.

Reactie en advies bestuur:

Het feit dat er geen beperking is aan de zittingsduur heeft de afgelopen decennia geleid tot de nodige stabiliteit en continuïteit. Denk daarbij aan de inzet en de inbreng gedurende een reeks van jaren van een aantal van onze ereleden als bestuurslid. Wij zouden deze niet hebben willen missen. Dat geldt overigens ook voor andere leden die al jarenlang lid zijn van b.v. de redactiecommissie of de gidsengroep. Het bestuur hecht grote waarde aan de continue en trouwe inzet van een grote groep leden. Bovendien is er vrijwel elk jaar sprake van wisseling van een à twee bestuursleden; zo ook deze ledenvergadering waarin Marit Veerman en Michel Moeskops afscheid nemen en waarvoor het bestuur verwacht u in de najaarsledenvergadering een of twee bestuursleden te kunnen voordragen. Advies: wijzigingsvoorstel niet overnemen.

Artikel 10, lid 3, Huidige statuten:

De taak, bevoegdheden en werkwijze van iedere commissie of werkgroep worden zo mogelijk schriftelijk vastgelegd en aan de leden kenbaar gemaakt.

Wijzigingsvoorstel:

De taak, bevoegdheden en werkwijze van iedere commissie of werkgroep worden zo mogelijk schriftelijk vastgelegd en aan de leden kenbaar gemaakt. Elke commissie rapporteert aan het bestuur en geeft tenminste eenmaal per jaar verslag in de ledenvergadering, dan wel in het verenigingsorgaan.

Motivatie: volgens de indieners staan vrijwel alle werkgroepen onder leiding en toezicht van het bestuur en om die reden zou het bestuur zijn uitgebreid.

Reactie en advies bestuur:

De meeste werkgroepen zoals redactiecommissie, gidsen, documentatiecentrum, representatie, expositieruimte, externe contacten opereren niet onder direct toezicht van een bestuurslid. Wel rapporteren zij periodiek aan het bestuur, die daarover in het Kwartaalblad bij de bestuursmede-delingen en in het jaarverslag verslag over uitbrengt. Daarnaast rapporteren sommige werkgroepen afzonderlijk in het Kwartaalblad. Advies: wijzigingsvoorstel niet overnemen: gebeurt al.

Artikel 20, Huishoudelijk reglement

De indieners stellen voor om een reglement op te stellen om een aantal zaken te regelen, zoals vertegenwoordigingen, vrijwilligersbeleid, conflicthantering en werkinstructies in het verenigingsgebouw.

Reactie en advies bestuur:

Tot de wijziging van de nu geldende statuten (laatst gewijzigd in 1989) bestond er een huishoudelijk reglement. Destijds is er - op advies van de notaris - bewust voor gekozen om geen huishoudelijk reglement meer te hanteren, maar de statuten op een aantal relevante punten uit te breiden. Dat geeft meer zekerheid. Veel zaken die nu in de statuten zijn geregeld zouden we er dan uit moeten halen en vastleggen in een huishoudelijk reglement. Het bestuur acht dit niet zinvol; bovendien zijn de door de indieners genoemde zaken nu deels geregeld via de statuten en deels in afzonderlijke notities. Wij verwijzen u in dit verband graag naar onze website: www.verenigingoudhoorn.nl

Advies: niet overgaan tot opstellen van een huishoudelijk reglement.

Tenslotte, wij hopen dat u begrip kunt opbrengen voor het feit dat deze aanvulling u kort voor de vergadering bereikt.

Met vriendelijke groet, namens het bestuur,

Nelleke Huisman, secretaris.

 

Activiteiten overzicht