Een eeuw lang actief voor Hoorns erfgoed

Vrijwilligersbeleid

Vereniging Oud Hoorn
September 2016

Inleiding

Vereniging Oud Hoorn is een vrijwilligersorganisatie. Deze vrijwilligers zijn de kurk waarop de vereniging drijft. Zij zijn op vele fronten actief: in bestuur, het beheer, de ledenadministratie, de redactie, de bezorging van het kwartaalblad, beeldbeheer, internet, automatisering, documentatie, als gidsen, werkgroep lezingen, en andere ad hoc activiteiten, zoals tentoonstellingen, ledenexcursie en markten. Bovendien zit een aantal vrijwilligers als vertegenwoordiger van de vereniging in een aantal plaatselijke organen. Allen hebben met elkaar gemeen dat zij zich met enthousiasme inzetten voor de realisering van de doelstelling van Vereniging Oud Hoorn. Door een hele grote groep vrijwilligers (ongeveer 130 personen) wordt met succes veel tijd in het reilen en zeilen van Oud Hoorn gestoken.
In 2005 zijn er voor de eerste keer afspraken op papier gemaakt hoe er wordt omgegaan met vrijwilligers. Vanwege het toenemend aantal vrijwilligers en de toename van activiteiten vond het toenmalige bestuur het van belang dat er een vrijwilligersbeleid werd vastgesteld, waarin allerlei zaken geregeld werden, zoals: rechten en plichten van vrijwilligers, verzekeringen, onkostenvergoedingen, declaraties, deskundigheidsbevordering e.d.

Uitgangspunten voor het vrijwilligersbeleid

  • Vrijwilligerswerk gebeurt op vrijwillige basis, maar is geen vrijblijvend werk. Gemaakte werkafspraken over taken moeten dan ook worden nagekomen.
  • Vrijwilligers moeten bereid zijn op basis van wederzijds respect in de vereniging met anderen samen te werken.
  • Het bestuur moet zodanige randvoorwaarden creëren dat vrijwilligers hun werk goed kunnen uitvoeren.
  • Vrijwilligers ontvangen geen geld voor hun werkzaamheden voor de vereniging, zij kunnen gemaakte onkosten voor hun vrijwilligerswerk declareren, waarbij vooraf goedkeuring is vereist van budgethouder.
  • Vrijwilligers zijn tijdens hun verenigingswerkzaamheden verzekerd.
  • Vrijwilligers worden in de gelegenheid gesteld zich te scholen in het belang van de vereniging.
  • Werkzaamheden van vrijwilligers voor de vereniging, waarbij sprake is van intellectueel eigendom, zijn in principe eigendom van de vereniging, tenzij anders wordt overeengekomen.

Aanname vrijwilligers

Een belangrijk kenmerk van het vrijwilligerswerk in Vereniging Oud Hoorn is dat door het bestuur altijd veel waarde is geschonken aan het zelfstandig werken door vrijwilligers. Van Oud Hoorn vrijwilligers wordt verwacht dat zij, uiteraard binnen de kaders die het bestuur heeft vastgesteld, op hun eigen terrein nieuwe initiatieven nemen. De diverse (werk)groepen die in de vereniging actief zijn, kunnen dan ook, binnen de vastgestelde beleidskaders, zelfstandig werken. Dat geldt ook voor de werving en aanname van nieuwe vrijwilligers voor de eigen (werk)groep. Lidmaatschap wordt per werkgroep onderhouden in de ledenadministratie. Elke werkgroep werft en selecteert de eigen nieuwe vrijwilligers.

Een uitzondering hierop vormen de vrijwilligers die de ledenadministratie verzorgen en het beheer van het Pakhuis voor hun rekening nemen. Deze vrijwilligers worden door het bestuur aangenomen.
NB. Onder werkgroepen worden de volgende groepen begrepen: redactie kwartaalblad, ledenadministratie, beheer, bezorgers kwartaalblad, gidsen, werkgroep lezingen, ict, internetwerkgroep, beeldbeheer, documentatie en archief, werkgroep begraafplaats Keern, werkgroep tentoonstellingen, werkgroep ledenexcursie, bouwkunstcursus, werkgroep Hoorn Huizen Straten Mensen, werkgroep educatie en werkgroep pandenbeheer

Contact tussen werkgroepen en bestuur

In een vereniging waar een belangrijk accent ligt op het zelfstandig werken van vrijwilligersgroepen, is het belangrijk als er goede en regelmatige contacten zijn tussen het bestuur In een vereniging waar het accent ligt op het zelfstandig werken van vrijwilligersgroepen, is het belangrijk als er goede en regelmatige contacten zijn tussen het bestuur en diverse vrijwilligersgroepen. Goede communicatie is een absolute voorwaarde in een organisatie. Een bestuur kan slechts functioneren als het weet wat er leeft bij vrijwilligers en haar leden.
Het bestuur wijst dan ook uit zijn midden bestuursleden aan die contactpersoon, tevens budgethouder zijn tussen bestuur en een bepaalde werkgroep. Het bestuur deelt werkgroepen mee welk bestuurslid als contactpersoon optreedt. Ook de werkgroepen wijzen iemand aan die namens de groep contact onderhoudt met het bestuur.

Vrijwilligersvergoedingen

Vrijwilligers ontvangen in principe geen geld voor de uitvoering van hun vrijwilligerstaken.
In bijzondere gevallen kan het bestuur hiervan afwijken en besluiten om bepaalde vrijwilligers een vrijwilligersvergoeding te geven. De maximale jaarlijkse fiscaal onbelaste vergoeding wordt hierbij door de penningmeester in de gaten gehouden. Deze vergoeding kan worden gegeven zonder dat de vrijwilliger kwitanties en rekeningen moet overleggen.
NB. De fiscus stelt wel als voorwaarde voor een maximale vrijwilligersvergoeding dat gedurende 35 weken per jaar vrijwilligerswerk wordt verricht.

Onkostenvergoedingen

Vrijwilligers worden in de gelegenheid gesteld werkelijk gemaakte onkosten, in overleg met de budgethouder, te declareren (bijv. extra telefoonkosten, reiskosten, vergaderkosten e.d.) Dat kan door het overleggen van rekeningen en kwitanties. Kleine declaraties worden bij voorkeur via de kleine kas van Beheer OIP (Oost-Indisch Pakhuis) uitbetaald.
Noodzakelijke reiskosten buiten de gemeente Hoorn worden vergoed op basis van de tarieven van het openbaar vervoer. In bijzondere gevallen kan een kilometervergoeding gegeven worden. Deze vergoeding is gelijk aan de fiscaal onbelaste kilometervergoeding.

Verzekeringen

De gemeente Hoorn heeft een uitgebreide ongevallenverzekering afgesloten voor vrijwilligers. Deze verzekering wordt ook wel een vrijwilligersverzekering genoemd. De verzekering biedt inwoners van de gemeente Hoorn bescherming tijdens de uitvoering van vrijwilligerswerkzaamheden. Bij eventuele schade wordt verwezen naar de richtlijnen die de gemeente Hoorn aanhoudt.

Attenties

  • Het bestuur organiseert jaarlijks een nieuwjaarsreceptie voor de vrijwilligers.
  • Alle vrijwilligers ontvangen jaarlijks aan het eind van het jaar een zelfde attentie.
  • Vrijwilligers die zich gedurende een langere tijd voor de vereniging hebben ingezet komen bij vertrek in aanmerking voor een blijk van waardering. Het bestuur bepaalt de aard van de attentie.
  • Het bestuur zal aan bijzondere privé aangelegenheden van vrijwilligers (uiteraard voor zover men daarvan op de hoogte is) aandacht schenken.

Deskundigheidsbevordering

Indien het bestuur van mening is dat het gewenst is dat vrijwilligers zich vanwege een bijzondere taak laten bijscholen, dan zijn de kosten voor de vereniging. Indien de wens tot deskundigheidsbevordering afkomstig is van de (werk)groep, worden verzoeken samen met een kostenoverzicht ingediend bij het budgethouder.
Mits het gaat om kopieën die nodig zijn voor het uitvoeren van de vrijwilligerstaak, kunnen vrijwilligers dat gratis in het OIP doen. Privé-kopieën worden betaald aan de beheerder. Het bestuur vertrouwt erop dat dit op een verantwoorde wijze gebeurt.


Budget

Het bestuur neemt jaarlijks in de begroting een bedrag op om de onkostenvergoedingen, deskundigheidsbevordering, verzekeringen en attenties voor de vrijwilligers te dekken.
Werkgroepen die voor hun werkzaamheden materialen willen aanschaffen, stellen een begroting op, vergezeld van een toelichting en leggen deze via hun contactpersoon/ budgethouder voor aan het bestuur c.q. de penningmeester.


Namen van vrijwilligers vindt u op de betreffende werkgroepen pagina's.

 

In archief:
vrijwilligersbeleid en organogram 2015 (PDF)
vrijwilligersbeleid en organogram 2009 (PDF)
vrijwilligersbeleid en organogram 2006 (PDF)