Kwartaalblad 2004 / 3   blz. 129 - 131

Werkgroep Beeldbeheer is gestart

In januari 2003 is de internetwerkgroep in het project Museaal & Historisch Perspectief (MHP) gestapt. Het is te vinden onder: Geschiedenisbank-nh en het geeft Oud Hoorn de gelegenheid een beeldcollectie aan te leggen en al direct foto's van de vereniging op internet te zetten. Zie onze website www.verenigingoudhoorn.nl bij Oud Hoorn links.

Ondertussen groeide de berg met te behandelen foto's. Het werd duidelijk, dat ik het inventariseren en archiveren van al dat beeldmateriaal nooit alleen af zou kunnen. Na een oproep in het kwartaalblad meldde een aantal belangstellenden zich aan en twee weken later was de werkgroep Beeldbeheer een feit.

De werkgroep Beeldbeheer
Vijf enthousiastelingen staan voor een rijstebrijberg aan beeldmateriaal en zullen aan dit meerjarenplan werken. Het betreft hier:
Bep van Lunteren, die een schat aan ervaring meebrengt in archiveren, want hij heeft het archief van de Stoomtrein Hoorn-Medemblik helpen opzetten.
Henk Overbeek. Hij heeft vele jaren op Bureau monumentenzorg Gemeente Hoorn gewerkt en bezit een grote kennis op bouwkundig gebied.
Jan Speets. Hij is als computerprogrammeur werkzaam geweest en heeft dus veel verstand van dat soort zaken.
Willy Wiggelaar, die behalve gids, op dinsdag gastvrouw is in het Oost-Indisch Pakhuis.
Diana van den Hoogen. Zij heeft twee erfgoedcursussen over beheer en behoud van fotoarchieven gevolgd om het beeldmateriaal van de vereniging zo goed mogelijk te kunnen verzorgen. Ook heeft zij contact gelegd met het Westfries Archief, want uiteindelijk moet het originele materiaal opgeborgen worden in de kluis van het nieuw te bouwen Regionaal Historisch Archief aan de Blauwe Berg.
Bestuursleden voorzitter Ton van Weel en penningmeester Frans van Iersel hebben, tot de groep goed functioneerde, om de beurt de bijeenkomsten bijgewoond.

Taakstelling van de Werkgroep Beeldbeheer?
Die is veel omvattend. De oude foto's worden beschouwd als museumvoorwerpen en de moderne foto's worden beschouwd als de toekomstige museumvoorwerpen. En museumobjecten behandel je anders dan de kiekjes uit het familie-album.
Overigens kan alles wat voor de foto's van toepassing is, ook betrekking hebben op negatieven, dia's, glasnegatieven en prentbriefkaarten. Kortom de hele collectie beeldmateriaal.
In het kort moeten er drie dingen gebeuren:
preventief conserveren,
registreren,
documenteren.

Preventieve conservering
Dat wil zeggen: wat, hoe, waarin en waar bewaar ik de foto's.
Foto's moeten koel, donker en droog bewaard worden. Uitbehandelde foto's vinden straks hun definitieve ligplaats op een plank in de klimaatbeheerste ruimte van het West-Fries Archief

Het fotoarchief zou opgezet moeten worden per foto. D.w.z. elke foto moet met 4 transparante hoekjes op zuurvrij karton geplakt worden. Dan moet het in een transparant hoesje gestoken worden en vervolgens moet e.e.a. in een zuurvrije kartonnen prentendoos (archiefdoos zonder metalen onderdelen) opgeborgen worden. Hierdoor ontstaat ook een zekere mate van standaardisatie, want de oude foto's hebben een heleboel verschillende formaten. En ze worden op deze manier hanteerbaar en beschermd tegen mechanische beschadigingen.

Registreren en Documenteren
Registreren wil zeggen: alles wat je moet doen om iets terug te vinden. Documenteren houdt in: alle wetenswaardigheden noteren: wie, wat staat erop en om welke locatie gaat het.

Registreren
Registreren begint met nummeren en het maken van een basisregistratiekaart. Deze basisregistratiekaarten zijn al aangemaakt met de initialen van Oud Hoorn erop. Dat is handig als collecties (tijdelijk, b.v. voor een tentoonstelling) samengevoegd worden. Zodra er een stamkaart van een object is, bestaat het object, dan is er een identificatie. Deze stamkaarten worden op nummer weggezet en zijn eindeloos te kopiëren.

AFBEELDING NOG NIET BESCHIKBAAR = Gezicht op de ongeveer een eeuw geleden gebouwde Openbare Muloschool. Links moet de Kruitmolenstraat nog worden aangelegd. De kassen van bloemisterij Gebrs. Visser zijn nog zichtbaar. Rechts van de school is het gebied ook nog onbebouwd.
Foto coll. Hans Rijswijk net als de foto van het Glop op pag. 85 van ons vorig kwartaalblad. Met foto's als deze houdt de Werkgroep Beeldbeheer zich bezig.

Documenteren
Om foto's in te delen zijn er tien hoofdcategorieën, waarvan voor historische verenigingen zoals Oud Hoorn de categorie topografie met subcategorieën veel gebruikt zal worden. De basisregistratiekaart bevat een aantal basisvelden die ingevuld moeten worden.
Het bezit (oude en nieuwe foto's, eventuele glasnegatieven en ook de dia's) wordt uniform geregistreerd en gedocumenteerd.

De doelstelling van de werkgroep Beeldbeheer
Ontsluiting van de beeldcollectie, dat is het kernwoord. Eigenlijk weten we niet eens wat we hebben, maar daar wordt nu aan gewerkt. Oud Hoorn wil dat het beeldmateriaal toegankelijk wordt voor iedereen. Dat kan op meer manieren. De foto's kunnen voor publicaties, studies en tentoonstellingen gebruikt worden: dat is incidenteel en tijdelijk. Of ze zijn permanent op internet en in het O.I.P. te zien. De meeste mensen vinden het leuk om gewoon oude foto's te bekijken, als het ware in een album te bladeren en herinneringen op te halen. In de toekomst, als het O.I.P. uitgebreid is met een tentoonstellingsruimte c.q. educatieruimte? (zie de presentatie “Oud Hoorn De Toekomst” gehouden op de voorjaarleden-vergadering van 13 april en op onze website) zou een permanente presentatie op een computer mogelijk zijn. Hetzij als een soort diavoorstelling, hetzij met een zoekfunctie, zodat bijvoorbeeld alle afbeeldingen van de Mariatoren tussen 1900 en 1950 getoond kunnen worden.
Het toegankelijk zijn, is op twee manieren uit te leggen:
a. Iedereen kan er tot op zekere publieksvriendelijke hoogte gebruik van maken. Niet van de kwetsbare originelen, maar van de digitale en papieren (kaartenbak) bestanden. Alleen de werkgroepleden hebben toegang tot de originelen.
b. Dat wat opgeborgen is, moet ook weer tevoorschijn gehaald kunnen worden, terug te vinden zijn als het nodig is! Voor het zover is, moet er nog heel wat gebeuren!

Wat heeft de werkgroep Beeldbeheer nodig?
Tijdens de oprichtingsbijeenkomst werd deze vraag door de bestuursleden gesteld.
Om te beginnen een ruime werkplek. Want wie kent dat niet? Een tafel vol met mapjes, schoenendozen, albums, ordners en zakjes en tasjes met 1 of 36 foto's met of zonder negatieven. Dat werkt niet. Orde in de chaos moest er komen! Er vond al meteen een natuurlijk taakverdeling plaats. Jan Speets benoemde elk mapje enz. tot een bundel en elke bundel krijgt zijn eigen nummer en bundelkaart.
Werken aan de computertafel in de winkel van het O.I.P. was niet ideaal. Elke keer als de glazen deur openging, kreeg Jan Speets een koudegolf over zich heen en dat kon een verstoring van de concentratie en werkritme betekenen. Het werkblad werd door de timmerman verplaatst naar een hoek (met verwarming) van de leeszaal. De oude hoge balie werd weer naar zijn oorspronkelijke plek in de winkel teruggeplaatst en een telefoonmonteur moest een internetmodem/adsl aansluiting aanleggen vanaf de winkel naar de werkhoek.

Toen werd het scannen van foto's aangepakt.We willen niet alleen beschrijvingen op de basisregistratiekaarten, maar ook en vooral digitale bestanden in de computer om o.a. foto's te manipuleren: te vergroten bijvoorbeeld. Als proef werd een prentbriefkaart van het Kleine Noord met de Noorderkerk gescand. We konden zelfs zien hoe laat het was op de kerkklok. Maar... elke fotoscan duurde 4½ minuut! Veel te traag en lieve help, het nam wel erg veel geheugenruimte in en oh jee, nu zitten de foto's wel in de computer, maar we krijgen ze er niet uit! En als er onverhoopt wat met die computer gebeurd, dan zijn we ons werk kwijt. Zoals altijd: goede raad is duur. Het bestuur schafte een nieuwe computer aan met veel geheugenruimte en een mogelijkheid tot cd branden. Het fotoarchief wordt op twee manieren opgeslagen: in de kaartenbak, zodat iedereen ermee om kan gaan. Zo'n bak kan overal neergezet worden en de inhoud is reproduceerbaar. En de foto's staan op digitale bestanden; ze kunnen naar wens op cd's gezet en uitgeprint worden. Want dat is ook een wens: op de basisregistratiekaarten komt een kleine afdruk van de foto. Dus een printer werd aan het verlanglijstje toegevoegd. En de vereniging heeft ook nog eens meer dan 3000 dia's, die niet op de scanner kunnen, maar die een aparte dia- en negatiefscanner behoeven. Printen kunnen we tijdelijk doen op die van de ledenadministratie in het kantoortje boven. Laten we ons eerst richten op een goed lopend systeem voor de foto's, dan komen die dia's vanzelf wel!

Bep van Lunteren en Henk Overbeek zijn ondertussen met beschrijven begonnen. Dat valt niet mee, want er zijn twee handboeken om te raadplegen en die geven niet overal antwoord op. Het gaat van algemeen naar specifiek, b.v. stadsbeeld, plein, Rode Steen. En dan blijft het vakje met ‘maker’ en ‘datum’ vaak leeg (of een klein liggend streepje), want bij heel veel foto's is de fotograaf en de opnamedatum niet bekend. Omdat ik al begonnen was met het vullen van de beeldcollectie module bij geschiedenisbank-nh, waren er al wat nummers uitgegeven: OH000002 t/m OH0000068. Elke foto, dia, prent o.i.d krijgt zijn eigen, unieke nummer. “Dat moet je de computer laten doen”. Oké, Jan, dat gaat de computer doen. En de bundelkaarten? Jan had daar een programmaatje voor geschreven, maar de oude computer kon het niet lezen. Er werd een computerprogramma aangeschaft, want Oud Hoorn gaat niet het wiel uitvinden en we werken samen met instanties, die hetzelfde doen en hetzelfde materiaal gebruiken. Uitwisselbaarheid en eigen identiteit: OH00000257 (Oud Hoorn) en WM00000257 (Westfries Museum). Elke eigenaar wil zijn eigen foto's weer terug na een tentoonstelling.

Wil Wiggelaar zorgt voor de catering en is vraagbaak tegelijk: "Waar is dit?" Negen van de tien keer weet ze direct het antwoord en anders wordt het opgezocht. De vaste dag voor de werkgroep is de dinsdag geworden en we proberen een lopende band van handelingen in de juiste volgorde te krijgen. Het streven is om elke nieuwe bundel direct te verwerken en als er geen nieuwe bundels zijn, wordt geprobeerd de achterstand weg te werken. En de volgorde wordt dan: foto krijgt uniek nummer en wordt gescand, dan basisregistratiekaart invullen/op achterkant een zwart-wit afdrukje en dan inpakken en wegwezen. Tegelijkertijd wordt een selectie gemaakt welke foto's gepresenteerd kunnen worden op de computer en naar internet kunnen, want er zijn een heleboel gelijksoortige foto's over het zelfde onderwerp, van de Hoofdtoren bijvoorbeeld.

Werkgroep Beeldbeheer uit de startblokken vertrokken
Ik hoop met bovenstaande een beetje aan de suggestie van penningmeester Frans van Iersel voldaan te hebben: “schrijf een stukje voor het kwartaalblad over wie jullie zijn en wat jullie doen” en aangemoedigd door voorzitter Ton van Weel: “treed naar buiten, laat weten, dat er een Beeldbeheerwerkgroep is”. Dat is eenvoudiger gezegd, dan gedaan!

Het enthousiasme is er en moet vooral volgehouden worden. Dat zal wel lukken, nu de eerste resultaten geboekt zijn. Dankzij de nieuwe computer met heel veel geheugenruimte duurt een foto scannen minder dan een minuut. Het beschrijven van een foto duurt langer. De Werkgroep Beeldbeheer is een team met doorzettingsvermogen en betrokkenheid bij het lot van de foto's. Het werk wordt niet uitsluitend voor hier en nu verricht, voor ons eigen kijkplezier. Maar juist ook voor toekomstige generaties, zodat ook zij kunnen genieten van vroegere beelden en zich kunnen verbazen over onze (in hun ogen dan 'antieke') leefwereld, het Oude Hoorn.

 

  Terug naar vorige pagina